Privatlivspolitik
Senest opdateret: 06-10-2026
Hvem er ansvarlig?
Brugerforeningen SAGN er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om medlemmer, ansøgere og besøgende på sagn.dk.
Adresse: Kettingvej 24, 6440 Augustenborg
CVR: 46035550
E-mail: IT@sagn.dk
Bestyrelsen har det overordnede ansvar for SAGN's behandling af personoplysninger. Henvendelser om indsigt, rettelse, sletning eller andre privacy-spørgsmål koordineres via IT@sagn.dk.
Hvilke oplysninger behandler vi?
Vi behandler kun oplysninger, der er relevante for foreningens drift og de funktioner, du bruger. Det kan blandt andet være:
navn, kontaktoplysninger, medlemsstatus og medlemskabets historik
brugernavn og eventuel e-mail til login og adgang
oplysninger om medlemsansøgninger og aktivitetstilmeldinger
valgte notifikationer og tekniske oplysninger om et Web Push-abonnement
oplysninger, du selv skriver i en kontaktformular
oplysninger om billeder, dokumenter og offentliggørelse
tekniske oplysninger som IP-adresse, user-agent og hændelser i forbindelse med sikkerhed og administration
Vi behandler ikke CPR-numre. SAGN beder som udgangspunkt ikke om helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger gennem platformens almindelige formularer. Undlad derfor at sende unødvendige følsomme oplysninger i fritekst. Hvis vi modtager sådanne oplysninger ved en fejl, vil de ikke blive genbrugt til andre formål og vil så vidt muligt blive slettet eller begrænset, hvis de ikke er nødvendige.
Hvorfor behandler vi oplysninger?
Medlemskab og medlemsansøgninger
Vi bruger oplysningerne til at modtage og behandle medlemsansøgninger, oprette medlemskab og administrere medlemsforholdet. Behandlingen er nødvendig for at gennemføre medlemsforholdet eller tage skridt på din anmodning frem mod et medlemsforhold. Grundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
Vi bruger kun oplysninger som for eksempel T-shirt-størrelse, når SAGN reelt har behov for den, og du selv vælger at oplyse den.
Brugerkonti
En brugerkonto bruges til login, adgangskontrol og de medlems- eller platformsfunktioner, du anvender. For disse funktioner er grundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. For rene administrative konti er grundlaget SAGN's legitime interesse i sikker administration og drift efter artikel 6, stk. 1, litra f.
Aktiviteter og tilmeldinger
Vi behandler tilmeldinger og relevante deltagelsesoplysninger for at planlægge og gennemføre aktiviteter, herunder når der er behov for kontakt. Grundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
Kontakt og spørgsmål til bestyrelsen
Vi behandler kontaktforespørgsler for at kunne modtage, administrere og besvare henvendelser. Grundlaget er vores legitime interesse efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
Spørgsmål fra medlemmer til bestyrelsen behandles normalt som en del af medlemsforholdet efter artikel 6, stk. 1, litra b. Hvis spørgsmålet ligger uden for det nødvendige medlemsforhold, kan grundlaget være vores legitime interesse efter litra f. Det konkrete grundlag afhænger af henvendelsen.
Notifikationer
E-mail til nødvendige system- og medlemsrelaterede formål følger det behandlingsgrundlag, der gælder for den underliggende aktivitet.
Web Push er frivilligt. Hvis du aktiverer Web Push, er grundlaget dit aktive samtykke efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan undlade at aktivere funktionen, tilbagekalde tilladelsen og ændre dine notifikationsvalg. Det påvirker ikke dit medlemskab.
Din browser eller enhed opretter det tekniske push-abonnement. Den konkrete eksterne push-infrastruktur kan derfor afhænge af browser og platform. SAGN anvender kun abonnementet til de notifikationer, du har valgt.
Billeder
Portrætter og andre fokuserede billeder kan offentliggøres, når der er et aktivt samtykke til den konkrete brug. Grundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Manglende svar er aldrig et ja, og et samtykke kan trækkes tilbage.
Almindelige situations- og aktivitetsbilleder vurderes konkret. De kan i relevante tilfælde offentliggøres efter en interesseafvejning efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vi ser blandt andet på billedets karakter, sammenhæng, rimelige forventninger, mulige konsekvenser, om børn indgår, og om situationen er følsom eller udstillende.
En tilladelse til SAGN's hjemmeside udvides ikke automatisk til Facebook, Meta eller andre sociale medier. En sådan kanal vurderes særskilt.
Bestyrelse og dokumenter
Vi kan behandle nødvendige oplysninger om bestyrelsesmedlemmer til administration, kontakt og dokumentation af foreningens arbejde. Grundlaget er normalt vores legitime interesse efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
Dokumenter behandles efter deres formål. Ved almindelig intern foreningsadministration vil grundlaget typisk være artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis et dokument behandles på grund af en konkret lovligt, vurderes dette særskilt.
Hvor længe gemmer vi oplysninger?
Vi gemmer ikke oplysninger længere end nødvendigt:
Afviste eller tilbagetrukne medlemsansøgninger slettes eller anonymiseres efter 6 måneder.
Oplysninger om udmeldte medlemmer opbevares i 12 måneder efter udmeldelsen, hvorefter de slettes eller anonymiseres efter behov.
Afsluttede kontaktforespørgsler opbevares i 12 måneder. Henvendelser, der er identificeret som spam, slettes efter 30 dage.
Oplysninger om afsluttede aktivitetstilmeldinger opbevares i 24 måneder.
Audit- og sikkerhedslogs opbevares i 24 måneder, når det er nødvendigt for sikkerhed og sporbarhed.
Tekniske application logs opbevares normalt omkring 30 dage efter den tekniske logrotation.
Billeder og dokumenter opbevares, så længe de har et relevant foreningsmæssigt, historisk eller administrativt formål. Vi gennemgår løbende materialet og fjerner oplysninger, som ikke længere er nødvendige.
Web Push-abonnementer anvendes ikke længere, når de er ugyldige eller udløbet. De slettes senest 30 dage efter, at de er markeret som ugyldige eller udløbne.
Sletning fra den aktive platform betyder ikke nødvendigvis, at en oplysning straks forsvinder fra sikkerhedskopier. Sikkerhedskopier følger særskilte driftsprocedurer.
Hvem kan modtage oplysninger?
Vi sælger ikke dine oplysninger. Autoriserede SAGN-brugere kan få adgang, når det er nødvendigt for deres funktion. Adgangen begrænses efter need-to-know og least privilege.
SAGN anvender Nordicway som hosting/databehandler. Databehandleraftalen er godkendt. Nordicway kan som led i hosting og drift teknisk behandle data i databasen, filer, logs, sessions og sikkerhedskopier.
Vi anvender tekniske mailtjenester til at sende nødvendige system- og medlemsrelaterede e-mails. Den konkrete mailtjeneste afhænger af den valgte driftskonfiguration. Web Push kan gå via browserens eller enhedens platformafhængige push-infrastruktur.
Cookies og lignende teknologier
SAGN bruger kun nødvendige cookies:
en cookie til at gemme cookie-samtykke og tidspunkt
Laravel-sessionen, som holder en browsersession sammen
XSRF-TOKEN, som beskytter formularer mod CSRF
Der bruges ikke Google Analytics, Meta Pixel, marketingtracking eller andre ikke-nødvendige trackingcookies på den offentlige side. Web Push er en separat, frivillig browserfunktion og er ikke en marketing-cookie.
Se også Cookieinformation.
Dine rettigheder
Du kan efter databeskyttelsesreglerne have ret til:
indsigt i dine oplysninger
rettelse af urigtige oplysninger
sletning
begrænsning af behandling
dataportabilitet, hvor reglerne giver ret til det
indsigelse mod behandling, der bygger på legitim interesse
at trække et samtykke tilbage, når behandlingen bygger på samtykke
Skriv til IT@sagn.dk, hvis du vil gøre en rettighed gældende. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at sikre, at anmodningen kommer fra den rette person.
Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, eller via www.datatilsynet.dk. Vi vil gerne have mulighed for at hjælpe dig, før du klager.
Persondatasikkerhed
Hvis vi opdager et brud på persondatasikkerheden, begrænser vi hændelsen, undersøger den og vurderer konkret, om Datatilsynet eller berørte personer skal informeres. Alle brud dokumenteres internt.
Ændringer
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis vi ændrer væsentligt på, hvordan vi behandler personoplysninger. Ved væsentlige ændringer giver vi medlemmerne besked, når det er relevant.